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第五章 打造完美的工作文章（第2页）

在这个阶段，你不需要考虑哪些观点可能派不上用场，哪些观点可能是错误的，只要是你头脑中想到的相关观点，全部罗列出来。这就像淘金者淘金一样，先挖起一盆沙土，虽然杂质颇多，但是经过淘洗以后黄金一定会现出真容。

2。寻找这些观点之间的逻辑联系

通过确定零散的观点的逻辑关系，将杂乱的信息归类、整合、筛选。耐心进行这个步骤，你会逐渐找到自己需要的观点。

3。找到结论

经过上一步以后，你应该已经淘到了自己的黄金—所需的思想，把它记下来，然后你就可以按照前文讨论过的步骤构建你的金字塔结构了。

初学者注意事项

上文已经介绍了构建金字塔结构的方法，但是在实际运用时，经常有人会遇到这样或那样的问题。还有人问，到底有没有什么一劳永逸的诀窍，可以保证次次都顺利写出文章？在回答这个问题之前，我们先来看一则小故事。

陈康肃公尧咨善射，当世无双，公亦以此自矜。尝射于家圃，有卖油翁释担而立，睨之，久而不去。见其发矢十中八九，但微颔之。康肃问曰：“汝亦知射乎？吾射不亦精乎？”翁曰：“无他，但手熟尔。”康肃忿然曰：“尔安敢轻吾射！”翁曰：“以我酌油知之。”乃取一葫芦置于地，以钱覆其口，徐以杓酌油沥之，自钱孔入，而钱不湿。因曰：“我亦无他，惟手熟尔。”康肃笑而遣之。

这段话节选自北宋文学家欧阳修的《卖油翁》，彼时的大官陈尧咨擅长射箭，并向观看他射箭的卖油翁自夸，卖油翁却微微一笑点出关键—“无他，但手熟尔”，用我们常说的话来概括，就是熟能生巧。射箭如此，卖油翁打油如此，我们写文章也是如此，没有诀窍，没有捷径，唯有多加练习，直到“手熟”。

虽然没有诀窍，但是初学者依然可以从他人的积累中吸取经验，下面将列举一些值得初学者注意的事项，它们可以帮助你解开刚使用金字塔原理时的常见疑惑。

1。先尝试搭建结构，优先使用自上而下法

先搭建结构而不是先下笔写作，就像先建房子后装修一样，这样可以有效地避免成文后发现谋篇布局不合理，需要修改的问题。

2。序言写作的常见问题

（1）先写序言的背景。无论你擅长哪种行文风格，写序言的时候务必先从背景开始，这样的写作顺序能帮你更快地找出冲突和疑问，从而完成序言的四个要素：背景、冲突、疑问、回答。

（2）序言不是走过场，需要花时间好好构思。千万不要小看序言的作用，把它当成可有可无的过渡句或开场白。在金字塔结构里，序言具有举足轻重的地位。很多人准备写作时脑海里已经有清晰的主题思想和疑问了，很想一动笔就开始主体论述。但是请慎用这种方法，因为你很有可能一边论述主题一边还要考虑怎样安排背景和冲突，一旦最终确定的方案和你正在写的有出入，就需要大量返工。先花时间构思好序言，按部就班地逐层梳理思想，才是初学者明智的做法。

（3）背景要在序言阶段交代，不要带到正文。正文是主要思想的载体，交代背景的事应该在序言阶段就完成，千万不要切入正题了再**开一笔去补充介绍背景，那会让整个文章显得层次混乱，也容易让已经被引入作者思路的读者“出戏”。

（4）序言里不要出现会引起读者质疑的观点。有人也许会说：“我不知道哪些信息是读者已知的，哪些是未知的，如何判断哪些信息能出现在序言里，哪些不能？”有一个简单的判断标准，那些能够客观验证的信息都可以算作读者已知的信息，例如“地球是圆的”，读者可以从客观资料里查证这一信息，不会产生质疑。

（5）不要在序言里表达读者未知的信息。序言的作用是引导读者提出你设想好的疑问，顺着你的思路去阅读文章的内容，如果序言阶段出现了读者不知道的信息，他们可能就这些信息产生其他疑问，就不会跟着你的思路走了。

3。论证观点的时候，归纳推理优于演绎推理

在论证金字塔结构某一层的观点时，最好使用归纳推理，因为人们往往更容易理解归纳推理。我们来看一个日常生活中的例子。

你的朋友就应该买哪条裙子来咨询你的意见，你会怎么回复她？如果使用演绎推理的方式，你的回答应该是这样的：“一条好的裙子应该有以下几个特点：剪裁良好，能衬托你的身材；质地好，穿着舒适；价格适中，在合理消费区间。因为A裙子满足这些条件，所以应该买A。”如果用归纳推理呢，你只需要这么回答：“A裙子很衬你的身材，材质又好，价格也合理，就买这条吧。”

很明显，归纳推理不需要像演绎推理那样在中间再强调一次论据，对读者来说更加简洁、直观。

第二节工作文体的“套路”

如今提起“套路”这个词，大家最先想到的恐怕是它在网络流行语里的意思，于是自觉或不自觉地感到它带着贬义色彩。其实套路本身是无所谓褒义或贬义的，它原本指的是应对某种情况或解决某种问题的方法，之所以叫套路，是因为使用者已经非常熟练，几乎能够对特定情况条件反射般地做出应对，就好像掌握了一套“路数”。其实武术中也有“套路”一说，意思是一套形成定式的演法。从社会学的角度看，套路是在沿袭传统的过程中产生的思维方式、手段、技巧以及表现形式。它是基于经验的、低风险的实用主义方法。

我们以前学习写议论文的时候，老师说的三段论式的写法就是一种套路。相较于其他种类的文体，工作文章其实是一种很适合使用套路的类型。工作文章经常用到的文体基本就那几种，开篇、中段、结尾分别交代什么问题是有规律可循的。所以，提升工作文章写作的能力，不妨从“套路”开始。

接下来，我们来看一下常见的工作文体有哪些，分别该怎么写。

常见文体

在我国，各级机关和各类组织在工作中需要使用公务文书，规定的通用公文有以下十五种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、决议、公报。但是在日常工作中，尤其在企业单位中，还要经常用到其他几类工作文章，如计划、总结、述职报告、简报、工作日报、会议纪要、规章制度等。后几种在很多人的工作中使用得更频繁，因此本节内容将主要围绕它们展开。

1。计划

计划是我们经常用到的一种工作文体，也是与我们的生活联系非常紧密的一种文体。在工作中，例如员工个人安排一周的工作、公司安排全年的任务，都需要制订计划。其实，日常生活中我们也在经常使用计划，比如给自己定个攒钱的计划、健身的计划等。只不过生活中的计划更加灵活、简洁，不必遵照严格的形式。

到底什么是计划呢？单从这两个字来看，“计”是计算，“划”是划分，计划就是计算要做什么，并划分出行动的步骤。计划是我们达到目标的工具。在管理学范畴中，计划包含两层含义，一层是工作计划，指的是根据对主体内外部条件和环境的分析，提出在将来一个时期内要达到的目标以及实现目标的途径；一层指计划这种载体，也就是我们经常要写的，通过文字和图表的形式安排人员、行动方向的管理文件。

计划的种类多种多样，划分的标准也不一而足。按照计划的性质划分，有综合性计划、专题性计划；按照范围大小划分，有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、小组计划、个人计划等；按照时间长短划分，有长期计划、年度计划、季度计划、月度计划、周计划等；按照计划的内容划分，有科研计划、生产计划、工作计划、学习计划等；按照计划呈现的形式划分，有文字计划、表格计划、文字兼表格计划等。

无论对单位还是对个人来说，计划都起着重要的作用。列宁曾经说过：“任何计划都是尺度、准则、灯塔、路标。”在管理实践中，计划是管理程序的中心环节，在管理活动中有着独特而重要的地位和作用。对企业来说，计划是其他一切管理职能的前提和基础、是企业生存与发展的指导、是人事协调的前提、是指挥行动的准则。对于个人来说，计划可以让我们做到心中有数，提高工作效率，避免盲目，也是我们进行检查和总结的重要依据。

计划不是随意制订的，而是需要遵循一定的要求。首先要科学合理：制订计划要有清晰的指导思想和客观依据；制订计划要有全局观念，恰当地处理整体与部分的关系，实现统筹兼顾、安排合理；制订计划之前要做好调查研究，从实际出发，留出一定的余地，保证计划切实可行。制订好的计划，每项内容应该明确、具体、完善，语言简明扼要，能把做什么、如何做、做到什么程度、什么时候做好写明白，以便遵照执行和检查。

计划一般由标题、正文、结尾三部分组成，形式比较灵活，没有硬性规定，常见的样式是文字计划、表格计划、文字兼表格计划。

先来看一下怎样写文字计划。

首先确定标题，计划的标题中应该包含四个要素：单位名称、使用时限、计划主题、文件性质。如果是尚未正式通过、需要进一步讨论才能批准的计划，则应加注“讨论稿”“草案”等字样。

标题以下就是计划的正文，用来呈现计划的具体内容。正文一般包括这几部分：基本情况、目标或任务、措施或步骤。基本情况用来说明制订计划的原因、依据或指导思想，告诉人们为什么做这个计划。基本情况事实就是我们在上文介绍的金字塔结构中的序言部分。这一段字数不必太多，可以简明扼要、高度概括，表达清楚观点即可。目标或任务要体现计划预计达到什么目标、完成哪些工作任务。这一部分要写清楚“做什么”的问题，是整个计划的核心部分。一般要一条一条地把项目写清楚，分清主次，突出重点，既具体又明确。措施或步骤的部分要解决“怎么做”的问题，措施是实现目标所使用的具体方法，步骤是对工作做出的流程或时间上的安排。措施和步骤都需要具有可行性，这样才能保证按计划完成目标。

最后是结尾部分，简要总结整体计划，并标明制订计划的主体和日期。