皮皮小说网

第五章 打造完美的工作文章（第8页）

1。1。3向优秀作品取经

1。2如何写好记叙文

……

1。3如何写好说明文

4。缩进法

有时候，文章篇幅很短，不方便使用标题法或编号法。但是，由于仍然包含不同组的思想，你又希望用某种方式突出重点，在这种情况下，你可以试试缩进法，将句首缩进一两个字符。这样一来，文章的结构就清晰了。

不过要注意，尽量用相同的句式罗列观点。而且一篇文章里最好只有一组观点使用缩进法，否则就会显得过于参差不齐，反而不利于读者理解了。

5。项目符号法

项目符号法属于缩进法的变形，区别在于不再使用空格，而是在句首添加项目符号，如短线、圆点。我们在标题法的例子中已经做过展示。

这一部分介绍的几种方法，都是从结构上改变文章呈现的形式，让逻辑关系变得可视化，从而使读者不必经过深度思考就可以搞懂文章的逻辑。这样做可以为读者节省一些时间，尤其对于要经常阅读大量文件的人来说，格外有现实意义。

建立PPT演示文稿的演示结构

在工作中，很多人倾向于直接提交文字报告，而不是使用PPT演示文稿进行展示。因为在他们看来，PPT演示文稿只不过是把文字排进一张张幻灯片里而已，顶多再加上一些图表，制作起来麻烦，又没有什么好处。这其实是误解PPT演示文稿了。

制作PPT演示文稿并不像我们想象的那样单调，相反，它是一件很有挑战性和技巧性的工作。PPT演示文稿是一种视觉演示，通常要面对数十位甚至上百位观众。演示的现场可能会出现各种小意外，观众会做出何种反应几乎无法预计。而且，人数一多大家的注意力就很容易分散，将自己的信息传递出去也变得更加困难。因此，当你需要进行演示时，你必须想方设法抓住你的观众，换句话说就是，你要懂得如何取悦你的观众。制作出优秀的PPT演示文稿是重要的一环。临场的发挥也非常重要。进行一场出色的演示甚至有点儿像明星登台演出，你需要事先准备剧本，把握时机和节奏，还要懂得制造悬念。总的来看，说演示是一场行为艺术也不为过。

首先，幻灯片的文字应该尽量简洁，只呈现最重要的、恰当分组和归纳的观点；其次，整个演示文稿应该图文并茂，文字和各类图表、示意图搭配起来；最后，演示文稿背后应该有经过精心设计的剧本。

文字幻灯片和图表幻灯片是演示文稿的两个重要成分，最佳的比例应该是图表类占90%，文字类占10%。文字类幻灯片的作用是负责给出演示文稿的框架结构，强调重点思想、观点论点、结论、建议、措施。图表幻灯片的作用是展示文字不好表达清楚的数据、关系。接下来我们将详细介绍一下制作文字幻灯片和图表幻灯片应该注意的事项，并说明在制作演示文稿时，如何把金字塔结构的文本转换成演示文稿的剧本（演讲稿）。

1。制作文字幻灯片

如果你要使用幻灯片进行一场演示，首先要明确一个容易被忽略的现实：观众最注意的并不是幻灯片，而是演示者。回想一下在学校上课的情景就很好理解了，老师是课堂教学的主体，同学们都会把目光集中在老师身上。同理，演示者是整场演示的主体，幻灯片只是演示的辅助工具。所以演示者表述的内容并不能和幻灯片呈现的内容画等号。明白了这一点你就容易理解接下来的内容了。

在制作文字幻灯片时，你首先得搞清楚自己要说什么。例如，你要分析一家老牌企业在使用直播进行销售的过程中存在的问题，总共归纳出三点，那么呈现为幻灯片时，只要四行文字就够了—一行是标题，三行是三点问题。而在口头表述的时候，你不能照着幻灯片念这四行文字，而是要交代清楚来龙去脉，事件背景是什么，冲突是什么，疑问是什么，下一步准备怎么做，也许要说上几分钟。

合格的幻灯片只呈现关键信息，简洁明了，而不会大段地堆砌文字，更不会把需要口头讲述的转折性或介绍性内容体现出来。这么做对于现场的观众很方便，但是对于因故无法出席演示活动的人来说就存在一些问题，因为他们即使拿到幻灯片也很难搞清楚到底讲了什么。这种情况下就需要再为他们提供一份演讲稿，补全幻灯片省略的信息。总之，文字幻灯片呈现的是金字塔结构中展现主题框架的内容。

该如何确定每张幻灯片呈现哪些内容呢？你需要掌握以下几点原则。

（2）使用陈述句表达观点，而非标题。即便你希望精简表达，也应该使用能把观点交代清楚的短语，例如“受众范围”和“受众范围广阔”，显然后者表达的意思更清楚，更利于观众理解。

（3）精简文字。一张幻灯片呈现的内容不宜超过六行。如果一个观点下的内容很多，一张幻灯片展示不完，可以拆分成多张。

（4）词汇、数字尽量简单。幻灯片中尽量不要出现过长、过于生僻、过于复杂的词汇，否则会给观众理解制造困难。情况允许的前提下，数字也要优先使用简单的表述方式，如使用“120万”，而非“1200000”。

（5）确保字号够大。展示用的幻灯片字号不能太小，否则靠后的观众很难看清楚标题以外的内容。一般情况下，标题应该是44磅，一级文本是32磅，二级文本是28磅，小于28磅的字最好不要出现在演示用的幻灯片里。所以内容设置最好就到二级文本为止，否则观众看幻灯片就像看视力表一样要连蒙带猜了。

（6）增加趣味性。使用具有设计感的布局、字体、颜色，可以使幻灯片看起来更有趣、更悦目。适当增加一些动画效果，可以让扁平的幻灯片活起来。

2。制作图表幻灯片

文字是大家最熟悉的交流工具，文字幻灯片虽然形式不同于文章，但是传递信息的方法并没有变。图表幻灯片则不同，表格、曲线图、示意图等图表是以图形的方式来传递信息的。图表可以直观地向观众呈现需要大量文字来描述的复杂关系。

使用图表幻灯片传达信息，应该做到简单易懂，因为观众很难像推敲文字那样仔细研究图表。可以想象一下，如果观众要像玩“找不同”的游戏一样从图表里挖掘信息，该是多么痛苦的一件事。过于复杂、过于分散、过于详细，都是制作图表幻灯片的大忌，这些失误会导致你不得不花费大量时间解释图表，使用图表的初衷就**然无存了。如果确实有必要使用复杂的图表，那么也应该控制数量，一个演示文稿中最好不要多于两个。

饼状图、条形图、柱状图、曲线图和散点图是图表幻灯片最常用的几种，它们可以展示某个事物、某个流程的组成部分，形象地展示数据。图表通常可以解释这些问题：组成部分、变化情况、比较情况、分布情况、关联情况。

制作图表幻灯片的时候，你要解释的问题决定你如何选择图表，而问题的答案就是图表的标题。图表的标题应该简洁，并且能传递完整的信息，最好是一个完整的句子，或者是带有动词的短语。使用意思明确的标题还有一个好处，那就是让观众关注你要传达的信息，因为一个图表有时候不止体现一个信息，而观众的关注点往往各不相同，如果不事先用标题进行引导，大家可能提炼出各不相同的结论。例如，你展示了一个体现各个渠道销售份额的饼状图，为的是介绍线上销售占总销售额的50%以上，如果不注明标题，有的人可能去注意连锁店销售高于代理店销售。

熟悉了如何制作文字幻灯片和图表幻灯片以后，就该设计演示的剧本了，也就是你的演讲稿。将组织成金字塔结构的文字转换成演讲稿，可以采用以下方法：

（1）写出详细的开场白。演讲稿的开场白相当于金字塔结构中的序言，需要好好设计。不要怕麻烦，把你想说的所有内容按照先后顺序整理出来，确保没有遗漏。整理的过程还可以顺便检查，你设计的问题是否是观众要问的。

（2）设计故事梗概。把所有的幻灯片看作一个故事的各个情节，每个情节都由各自的序言、关键句、支撑观点的内容组成，合理安排它们的出场，就像安排故事情节一样。

（3）逐步确定展示方式。也许你还欠缺一些细节、一些数据，但是没有关系，只要知道它们的类型和关系就可以先为它们设计好展示方式。

（4）为每张幻灯片设计演讲稿。还是用上文提过的方法，把每张幻灯片看作一个故事情节，在演讲稿里设计好情节的流动方式，确保演示时流畅、合理。

（5）完成文字幻灯片和图表幻灯片的所有内容，包括每条文字和每个图标。

（6）反复排练。不断地排练演示过程，把随时想到的问题记下来，调整自己的行动。

为了便于熟悉整个演示流程，你可以在一张纸上画出简略的步骤图，把每张幻灯片的讲述都安排进去，简单注明每张是什么内容，并标清楚是文字幻灯片还是图表幻灯片。